Conditions particulières d’utilisation du service par les notaires

Conditions particulières d’utilisation du service par les notaires

Dernière mise à jour : 1er novembre 2023

Préambule

Les présentes conditions particulières d’utilisation (ci-après, les «CPU des Notaires») sont conclues,

d’une part, entre la société ESSENTIEL NOTAIRES, visée dans les Mentions légales, société par actions simplifiée, au capital de 193.400€, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Chalon-sur-Saône sous le numéro 832111470 dont le siège social est situé 12, rue du Carrouge à Autun (71400) représentée par Monsieur Patrick Mc NAMARA, en sa qualité de Président, dûment habilité aux fins des présentes, (ci-après, « ESSENTIEL NOTAIRES »);

et, d’autre part, toute personne physique ou morale exerçant la profession de notaire, souhaitant utiliser les services de la plateforme interactive «QUAI DES NOTAIRES» (ci-après, le ou les «Service(s)») accessible au travers du site internet édité par ESSENTIEL NOTAIRES accessible notamment à l’adresse https://www.quaidesnotaires.com/ (ci-après, le «Site») (ci-après le ou les «Notaire(s)».)

Les présentes CPU des Notaires viennent compléter les CGU du Site et la Politique de confidentialité d’ESSENTIEL NOTAIRES. Le Notaire déclare avoir lu et accepté sans réserve les présentes CPU des Notaires qui sont accessibles sur le Site à l’adresse https://www.quaidesnotaires.com/condition-generales-dutilisation/.

Le Notaire pourra sauvegarder à tout moment les présentes CPU des Notaires en les imprimant ou les enregistrant sur tout support électronique, sans atteinte à leur intégrité.

Les présentes CPU des Notaires doivent être expressément acceptées par le Notaire dans le cadre de son inscription au Site, préalablement à toute utilisation des Services. Les CGU, la Politique de confidentialité et les présentes CPU des Notaires sont expressément réputées acceptées par tous les collaborateurs de l’office du fait de leur acceptation par le Notaire titulaire de l’office ou par l’un des associés de la structure dûment habilité à cette fin.

ESSENTIEL NOTAIRES se réserve le droit de pouvoir modifier à tout moment ses conditions d’utilisation du Site. Dans ce cas, les conditions applicables seront celles en vigueur à la date de l’utilisation des Services. Le Notaire sera informé par email du changement des CPU. Son utilisation des Services après la modification notifiée vaudra acceptation sans réserve de la nouvelle version des CPU.

ARTICLE 1 : Objet et définitions

1.1 Objet

Les présentes CPU des Notaires ont pour objet de définir les conditions particulières des relations contractuelles entre le Notaire et ESSENTIEL NOTAIRES ainsi que les conditions particulières dans lesquelles ESSENTIEL NOTAIRES lui accorde le droit d’accéder aux Services et d’utiliser ces derniers.

1.2 Définitions

Les termes commençant par une lettre majuscule utilisés dans les présentes CPU des Notaires sont définis dans les CGU ou, à défaut, dans les présentes CPU des Notaires.

« Autorité de Certification » (ou « AC ») désigne DocuSign, l’autorité qui génère les Certificats et gère le Certificat tout au long de son cycle de vie à la demande de l’Autorité d’Enregistrement conformément aux règles définies dans sa politique de certification associée (consultable sur le site de DocuSign via le lien suivant https://www.docusign.fr/societe/certification-policies et identifiée par (OID) suivant 1.3.6.1.4.1.22234.2.14.3.33).

« Autorité d’Enregistrement » ou (« AE ») désigne, pour ce qui concerne les services de « Signature Avancée », l’entité qui enregistre les demandes d’émission des Certificats émises par l’AED. L’AE collecte les informations d’identité du Signataire remontée par l’AED. L’AE communique directement avec l’AC et utilise les services de DocuSign pour faire signer les Signataires. Pour les besoins des présentes, l’AE est la société ESSENTIEL NOTAIRES.

« Autorité d’Enregistrement Déléguée » (ou « AED ») désigne, pour ce qui concerne les services de « Signature Avancée », une entité contractuellement tenue à l’égard de l’Autorité d’Enregistrement qui doit réaliser la collecte et la vérification d’identité (nom, prénom, email et téléphone mobile) pour chaque Signataire. Pour les besoins des présentes, l’AED est le notaire qui accepte les présentes CPU.

« Agent de l’Autorité d’Enregistrement Déléguée » (ou « Agent de l’AED ») désigne une seule personne physique qui est notaire, qui possède un compte nominatif dans le portail Quai des Notaires, et qui signe les Conditions générales du service de signature qualifiée en personne, afin que le notaire soit contractuellement lié à l’AED, en charge de la réalisation de l’identification et de l’authentification directe (en face-à-face) des Signataires conformément à la Politique d’Enregistrement de l’AED.

« Certificat(s) » désigne le Certificat généré par l’AC via le Service pour un Signataire, qui atteste du lien unique entre l’identité du Signataire et les moyens de vérification et de création de signature électronique au sens eIDAS.

ARTICLE 2 : Conditions particulières d’accès par le Notaire et fonctionnement du Service

2.1 Conditions particulières d’accès au Service par le Notaire

L’accès au Service et son utilisation sont soumis à l’inscription préalable du Notaire.
Lors de son inscription sur le Site, le Notaire doit, le cas échéant, inscrire les noms, prénoms, adresses emails des collaborateurs de son office qu’il autorise, sous sa responsabilité professionnelle, à utiliser les Services du Site, au nom et pour le compte de l’office du Notaire.
Seuls les Notaires ayant expressément accepté les présentes CPU des Notaires pourront accéder aux Services. Pour accéder aux Services, le Notaire doit également s’authentifier lors de sa première connexion suite à son inscription, en réalisant une vérification d’identité par le biais du module d’identification IDNOT, ou en fournissant à ESSENTIEL NOTAIRES une copie de sa carte nationale d’identité ou de son passeport, ainsi que la copie de sa carte d’identité notariale, ou de son arrêté de nomination.

En acceptant les présentes CPU, le Notaire accepte expressément son rôle d’AED et reconnaît avoir connaissance des obligations mises à sa charge en cette qualité ainsi que la responsabilité qu’il endosse en cas de non-respect des conditions de vérification d’identité incombant à l’AED, décrites ci-après à l’article 5.

2.2 Fonctionnement du Service et conditions tarifaires

Une fois que l’inscription du Notaire est validée par ESSENTIEL NOTAIRES, le Notaire peut accéder au Service dont il accepte le fonctionnement et peut ainsi être librement choisi par un Non-Professionnel pour l’ouverture d’un Dossier Notarial. Le Notaire ne peut ouvrir un Dossier Notarial que s’il a été mandaté à cette fin par un Non-Professionnel qui l’a librement choisi. Le Service est payant pour les Notaires, selon les conditions tarifaires qui suivent et que le Notaire accepte expressément lors de son inscription, comme faisant partie intégrante des présentes CPU.

Conditions tarifaires :

Pour consulter nos tarifs, cliquez ICI.

* Tarif applicable à compter du 1er novembre 2023 – Les prix sont HT.

Modalités d’abonnement, de facturation et de règlement

La facturation du Service prend effet le jour de l’activation du compte du Notaire par ESSENTIEL NOTAIRES suite à l’inscription du Notaire au Service.

Lors de son inscription, le Notaire choisit la formule à laquelle il souhaite souscrire :

  • Formule avec abonnement (mensuel ou annuel) ;
  • Ou formule sans abonnement.

Après validation de son inscription, le Notaire peut modifier la formule ou le type d’abonnement initialement souscrit pour souscrire à une autre formule ou un autre type d’abonnement proposé par ESSENTIEL NOTAIRES. La formule ou l’abonnement initialement souscrit prend fin à l’expiration de son terme :

– soit à l’expiration du mois en cours si la formule en cours au jour de la modification est une formule sans abonnement ;

– soit à l’expiration du mois en cours si l’abonnement en cours au jour de la modification est un abonnement mensuel ;

– soit à l’expiration de la période de douze (12) en cours, si l’abonnement en cours au jour de la modification est un abonnement annuel.

Puis, la nouvelle formule ou le nouveau type d’abonnement souscrit prend effet à l’expiration de la précédente formule ou du précédent abonnement, puis se renouvelle par tacite reconduction, pour la même durée, sauf résiliation expresse adressée à ESSENTIEL NOTAIRES dans les conditions et délais énoncés à l’article 12 des CGU.

Au sein d’un office comportant plusieurs notaires, les notaires peuvent librement choisir de souscrire à la formule sans abonnement ou à la formule avec abonnement. En conséquence, il est possible qu’au sein d’un même office, certains notaires soient inscrits sans abonnement et d’autres avec abonnement.

Pendant toute la durée de l’abonnement du Notaire au Service, ESSENTIEL NOTAIRES établira une facture mensuelle couvrant :

  • le montant de l’abonnement souscrit pour la période à venir, selon le type d’abonnement choisi par le Notaire ;
  • les consommations effectuées par le Notaire durant le mois précédent ;
  • les enveloppes envoyées et signatures électroniques effectuées conformément au tarif ;
  • les éventuelles options souscrites.

Les factures sont payables en Euros à réception.

Tout retard de paiement au-delà de trente (30) jours suivant la date de réception de la facture entraînera l’exigibilité de pénalités de retard à un taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur en France et d’une indemnité forfaitaire de 40 (quarante) euros pour frais de recouvrement, dues de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire.

En cas de non-paiement, ESSENTIEL NOTAIRES se réserve le droit de suspendre le Service.

ARTICLE 3 : Données relatives à l’identification professionnelle du Notaire communiquées à ESSENTIEL NOTAIRES et utilisées par cette dernière

Au moment de son inscription, le Notaire s’engage à fournir tout renseignement relatif à son identification professionnelle et à l’identification de l’office notarial dans lequel il exerce son activité et notamment : le nom de l’office, le numéro CRPCEN de l’office, et le cas échéant, le nom des associés de l’office, les logos, les adresses emails des associés, le(s) marque(s) déposée(s).

Le Notaire s’engage à réactualiser ces données, sans délai, en cas de changement de sa situation professionnelle.

Le Notaire autorise expressément ESSENTIEL NOTAIRES à utiliser les renseignements qu’il aura fournis et ceux qui sont détenus par le Conseil supérieur du notariat pour les besoins du fonctionnement du Service. Ces données sont notamment destinées à permettre à ESSENTIEL NOTAIRES d’adresser, au nom et pour le compte du Notaire, aux Non-Professionnels qui auront librement choisi ledit Notaire et aux Professionnels intervenant dans le cadre du Dossier Notarial des courriers de notification et d’information relatifs à la gestion et au suivi du(des) Dossier(s) Notarial(aux).

Pour plus d’informations sur la politique de protection des données à caractère personnel d’ESSENTIEL NOTAIRES, veuillez consulter la Politique de confidentialité.

ARTICLE 4 : Mandats donnés par le Notaire à ESSENTIEL NOTAIRES

4.1 Dans le cadre de la gestion d’un Dossier Notarial

Le Notaire donne mandat, sous sa responsabilité, à ESSENTIEL NOTAIRES à l’effet d’effectuer, en son nom et pour son compte, les formalités proposées par les Services auxquels le Notaire souhaite procéder dans le cadre de la gestion d’un Dossier Notarial, conformément au mandat qui lui a été donné à cette fin par le Non-Professionnel concerné l’ayant librement choisi. Ces formalités impliquent notamment de :

– Récupérer des informations sur des bases de données externes au Service ;

– Envoyer des demandes aux différents Professionnels intervenants et autorités compétentes ou services détenteurs d’informations utiles à la gestion d’un Dossier Notarial (par exemple sur le patrimoine du défunt dans les Dossiers de Succession ou sur le ou les vendeur(s) ou le bien vendu dans les Dossiers de Vente) ;

– Envoyer toutes demandes de renseignements, publication ou enregistrement, aux autorités compétentes, nécessaires à la réalisation des formalités administratives préalables, commerciales ou postérieures dans le cadre d’un Dossier Notarial confié par le Notaire à ESSENTIEL NOTAIRES ;

– Demander des plans cadastraux, extraits cadastraux Modèle 1, listes de titulaires, au titre desquels le Notaire devra fournir à ESSENTIEL NOTAIRES lors de son inscription sur le Site, des codes de connexion (identifiant et mot de passe) au Service Professionnel de données cadastrales (SPDC) et l’identité de la personne attributaire de ces codes. A ce sujet, ESSENTIEL NOTAIRES s’oblige à respecter la plus absolue confidentialité et mettre en œuvre toutes les mesures techniques et opérationnelles garantissant aux Notaires utilisateurs, le même niveau d’obligation de confidentialité à laquelle le Notaire est lui-même tenu vis-à-vis dudit SPDC ;

– Le cas échéant, et sous réserve de l’accord express du Notaire, autoriser ESSENTIEL NOTAIRES à déléguer le présent mandat et dans ce cas, obliger le délégataire au strict respect des obligations mises à la charge d’ESSENTIEL NOTAIRES, aux termes des présentes ;

– Conserver les actes et documents établis par le (les) Notaire(s) librement choisi(s) par les Non-Professionnels signataires et / ou reçus du (des) Notaire(s) en charge du Dossier Notarial de vente immobilière.

4.2 Dans le cadre de la gestion de la relation avec les Utilisateurs du Service

Le Notaire autorise ESSENTIEL NOTAIRES à adresser, au nom et pour son compte, aux Non-Professionnels l’ayant librement choisi et aux Professionnels intervenant dans le cadre du Dossier Notarial des courriers de notification et d’information relatifs à la gestion et au suivi du(des) Dossier(s) Notarial(aux) des Non-Professionnels.

4.3 Acceptation des mandats par ESSENTIEL NOTAIRES

La validation de l’inscription du Notaire par ESSENTIEL NOTAIRES emportera acceptation par ESSENTIEL NOTAIRES des termes des mandats qui lui sont confiés par le Notaire en vertu de l’article 4 des présentes et ce conformément aux termes de l’article 1984 du Code civil.

 

ARTICLE 5 : Engagements et garanties

5.1 Engagements et garanties du Notaire

Le Notaire garantit agir dans le strict respect des règles relatives à la profession de notaire et particulièrement de l’ordonnance n°45-2590 du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat et du 6 décret n°45-0117 du 19 décembre 1945 pris pour l’application du statut du notariat (ci-après les « Règles professionnelles applicables aux Notaires »).

Le Notaire garantit :

– avoir fourni et qu’il fournira des informations fiables, exactes, complètes et actualisées dans le cadre de son inscription au Service et de l’utilisation qu’il fera de ce dernier, que ces données soient relatives (i) à son identification professionnelle ou (ii) aux Dossier(s) Notarial(aux) qu’il traitera ou (iii) aux Non-Professionnels qui l’auront librement choisi ;

– Disposer du mandat du Non-Professionnel aux fins de gérer son Dossier Notarial en utilisant le Service ;

– Agir sur les seules instructions des Non-Professionnels qui lui ont donné mandat d’utiliser le Service ;

– Effectuer toutes les diligences nécessaires au bon traitement du Dossier Notarial dans lequel il intervient ;

– Informer sans délai ESSENTIEL NOTAIRES de toutes anomalies ou difficultés qu’il rencontrerait dans le traitement du Dossier Notarial.

– En sa qualité d’AED, le notaire certifie être en possession d’un exemplaire de la pièce d’identité du Signataire et avoir procédé aux vérifications de cette pièce d’identité ; le notaire et le cas échéant, les personnes de l’office notarial désignées par le notaire pour réaliser les missions de l’AED, doivent gérer le Signataire de la manière suivante : Vérifier le document officiel d’identité valide du Signataire en présence ou à distance du Signataire en appliquant les points de contrôle suivants :

  • Le document d’identité ne semble pas avoir été falsifié, copié ou modifié en se référant au site suivant : https://www.consilium.europa.eu/prado/fr/search-by-document-country.html ;
  • Le document d’identité n’est pas rayé, effacé ou trop lourd ;
  • Les lettres sur la pièce d’identité sont bien imprimées, bien placées et il n’y a pas de fautes d’orthographe ;
  • L’apparence du document d’identité correspond à l’âge du document ;
  • Le document d’identité est valide (non expiré) ;
  • L’âge du signataire est cohérent avec la date de naissance figurant sur la pièce d’identité ;
  • Le visage du signataire correspond à l’image figurant sur la pièce d’identité officielle présentée par le signataire ;
  • Collecter de manière sécurisée, c’est-à-dire en étant sûr que la personne qui transmet les informations est bien la personne qui a été identifiée comme expliquée ci-avant, l’adresse de courriel et le numéro de téléphone portable de chaque Signataire. L’AED est informé que le portail contrôle que l’adresse de courriel et le numéro de téléphone portable sont bien uniques et ne peuvent donc être partagés par différents Signataires.
  • Suite à la vérification de l’identité du Signataire, tel qu’exposée ci-avant, l’AED saisit les informations du Signataire (nom, prénom, email et numéro de téléphone) dans l’interface Quai des Notaires. L’AED doit saisir au moins un nom et un prénom tel qu’inscrit sur la pièce d’identité officielle du Signataire que l’AED a vérifiée. A chaque modification d’adresse de courrier électronique et/ou de numéro de téléphone, le Signataire doit le signaler à l’AED. Dans ce cas, l’AED doit procéder à nouveau, à une collecte sécurisée, c’est-à-dire en étant sûr que la personne qui transmet les informations est bien la personne qui a été identifiée comme expliquée ci-avant, de l’adresse de courrier électronique et/ou du numéro de téléphone du Signataire et mettre à jour les informations dans le portail QDN avant de procéder à toute nouvelle signature. En cas de doute pour la collecte de ces informations, l’AED peut de nouveau authentifier le Signataire à l’aide d’une pièce d’identité comme exposé ci-avant.
  • Réaliser au moins une telle vérification en ce qui concerne chaque Signataire (nom, prénom, adresse de courriel et numéro de portable) avant de pouvoir faire signer un document par Signataire avec le Service ;
  • La première vérification d’identité du Signataire est valide tant que le Signataire ne change pas d’identité (nom et/ou prénom). En cas de changement d’identité du Signataire (nom et/ou prénom), alors l’AED doit réaliser une collecte et une vérification de l’identité du Signataire comme exposé ci-dessus en utilisant une pièce d’identité du Signataire.
  • Les transactions de signature, pour faire signer un document par un Signataire dont les informations sont présentes dans Quai des Notaires et validées par l’AED, sont initiées par l’AED dans le logiciel Quai des Notaires. L’opération de signature peut avoir lieu après (plusieurs jours, mois ou années) l’opération de saisie des informations du Signataire. La signature peut avoir lieu en face à face en présence du notaire ou à distance.
  • L’AED doit conserver pendant 5 ans minimum la copie de la pièce d’identité du Signataire collectée suite à chaque identification du Signataire et le dossier de preuve créé dans le portail QDN pour chacune des transactions.

Le Notaire garantit par ailleurs la fiabilité et l’intégrité des documents qu’il fournira.

Le Notaire s’engage à ne faire usage du Service qu’aux seules fins auxquelles le Service est destiné.

ESSENTIEL NOTAIRES ne fournit aucun conseil juridique quant aux conditions de gestion des Dossiers Notariaux par le Notaire.

5.2 Engagement et garanties d’ESSENTIEL NOTAIRES

ESSENTIEL NOTAIRES s’engage à respecter :

– Les prescriptions éthiques et déontologiques du Conseil Supérieur du Notariat telles qu’édictées dans sa « Charte pour un développement éthique du numérique notarial »,

– Les prescriptions techniques énoncées par l’Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN), qui s’imposeraient aux outils utilisés par ESSENTIEL NOTAIRES,

– Les Règles professionnelles applicables aux Notaires, relatives aux activités de ESSENTIEL NOTAIRES,

– Les règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel (la loi n°78- 17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit « RGPD »), conformément aux termes de sa Politique de Confidentialité.

ARTICLE 6 : Responsabilité

6.1 Responsabilité des Notaires

Le Notaire est pleinement responsable des informations qu’il communique dans le cadre de son utilisation du Service et s’engage à ce titre à faire une utilisation du Service en adéquation avec les caractéristiques de ce dernier et en toute conformité avec les règles professionnelles et déontologiques qui régissent la profession de Notaire.

Le Notaire demeure responsable de l’utilisation faite des Services du Site, par ses salariés, collaborateurs et préposés et plus généralement, toutes les personnes qu’il aura autorisé à utiliser les Services du Site. Le seul interlocuteur et co-contractant d’ESSENTIEL NOTAIRES demeure, en toute hypothèse, le Notaire.

Dans l’hypothèse où le Notaire fournirait des informations fausses, inexactes, périmées, incomplètes relatives à son identification professionnelle ou au(x) Dossier(s) Notarial(aux) qu’il traite, ESSENTIEL NOTAIRES sera en droit de suspendre le compte du Notaire sans délai afin de procéder aux vérifications nécessaires et, le cas échéant, si cela est nécessaire, de saisir les instances notariales.

6.2 Limitations de responsabilité d’ESSENTIEL NOTAIRES

ESSENTIEL NOTAIRES n’est aucunement responsable de la fiabilité et de l’intégrité des documents qui lui auront été transmis par le Notaire et s’engage seulement à les conserver en l’état pendant une durée de TROIS (3) années.

ESSENTIEL NOTAIRES ne saurait de la même manière être tenue responsable des problèmes de gestion d’un Dossier Notarial, notamment liés à :

– La relation entre le Notaire et le Non-Professionnel ;

– La gestion dudit Dossier Notarial par le Notaire ;

– Des informations erronées ou inexactes communiquées par les Non-Professionnels, les Professionnels et les Notaires.

La responsabilité de ESSENTIEL NOTAIRES est limitée à la bonne exécution des mandats qui lui sont confiés par le Notaire.

Dans le cadre de l’interopérabilité avec les logiciels utilisés par les Notaires dans l’exercice de leur activité, ESSENTIEL NOTAIRES procède à un scan de l’ensemble des documents et données stockées sur le Site et transmis vers le logiciel du Notaire, afin de prévenir toutes corruptions de documents, données ou systèmes.

ARTICLE 7 : Données personnelles des Non-Professionnels collectées par le Notaire

Conformément aux termes de l’article 6 de la Politique de confidentialité d’ESSENTIEL NOTAIRES, il est rappelé que :

« Dans le cadre des Services, ESSENTIEL NOTAIRES agit en qualité de sous-traitant s’agissant du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées directement par les Notaires et/ou par les Professionnels mandataires (agent immobiliers, banques, avocats) auprès des Non-Professionnels. ESSENTIEL NOTAIRES est à ce titre autorisée à traiter pour le compte de ces Notaires et Professionnels mandataires les données à caractère personnel nécessaires pour la fourniture des Services.

De leur côté, les Notaires et les Professionnels mandataires s’engagent à :

– Fournir à ESSENTIEL NOTAIRES les données nécessaires à l’exécution des Services ;

– Documenter par écrit toutes les instructions qu’ils entendent communiquer à ESSENTIEL NOTAIRES concernant le traitement des données à caractère personnel par à ESSENTIEL NOTAIRES ;

– Veiller au respect des obligations prévues par le RGPD;

– Fournir aux personnes concernées les informations mentionnées aux articles 13 et 14 du RGPD ;

En tout état de cause, les Notaires et les Professionnels mandataires déclarent et garantissent à ESSENTIEL NOTAIRES que les données fournies à ESSENTIEL NOTAIRES ont fait l’objet d’un traitement (notamment la collecte) dans le respect des règles applicables en vigueur, en particulier de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et du RGPD.

D’une manière générale, ESSENTIEL NOTAIRES, les Notaires et les Professionnels s’engagent à collecter et à traiter toute donnée à caractère personnel en conformité avec la réglementation en vigueur, et notamment la règlementation française applicable en matière de protection des données personnelles ainsi que le RGPD. »

ARTICLE 8 : Articulation avec les CGU

Les présentes CPU des Notaires font partie pleine et entière des CGU qu’elles viennent compléter. Ainsi, les clauses et conditions des CGU qui ne sont pas modifiées par les présentes CPU des Notaires demeurent inchangées.

ARTICLE 9 : Audit

9.1  L’étude notariale (AED) reconnaît qu’en ce qui concerne les Service utilisant la « Signature Avancée », telle qu’énoncée à l’Article 5 ci-dessus, DocuSign, en tant qu’AC ou ESSENTIEL NOTAIRES, en tant qu’AE, peuvent procéder à un audit du Notaire dans son rôle d’AED afin de confirmer sa conformité aux présentes CPU et à la politique de certification. Pour les besoins d’un tel audit, l’AC ou l’AE pourront réaliser avec leurs propres équipes d’audit ou tout auditeur externe, ce qui est expressément accepté par le Notaire, un audit de conformité dans les locaux de l’étude notariale. Un audit pourra couvrir l’ensemble des domaines suivants ou certains d’entre eux :

(a) L’existence et la compréhension des présentes CPU par le notaire ;

(b) La gestion par l’AED de l’identification du Signataire et de la collecte des identités et informations du Signataire ;

(c) L’authentification, l’identification et la gestion du Signataire par l’AED ;

(d) La gestion de la fourniture des documents électroniques signés aux Signataires ;

(e) La désignation, la formation, l’authentification et la gestion des personnes en charges de réaliser les missions de l’AED ;

(f) La gestion, la protection et le stockage des données de connexion de l’AED pour l’utilisation du Service via Quai des Notaires ; ces gestion, protection et stockage étant réalisés par ESSENTIEL NOTAIRES ;

(g) La gestion de la procédure relative à la remontée d’incident ; et

(i) La protection informatique de l’ensemble des systèmes utilisés par l’Agent de l’AED pour gérer les données relatives à l’Identité du Signataire.

9.2  Si un tel audit révèle un cas majeur de non-conformité, le notaire devra corriger cette non-conformité immédiatement. Une non-conformité mineure est à corriger sous un an. Si la correction n’a pas été réalisée dans le délai établi par DocuSign, l’AC pourra immédiatement suspendre la provision du Service jusqu’à ce que la conformité soit assurée. Dans ce cas, le notaire ne pourra pas faire valoir de violation par DocuSign et l’AE de ses obligations contractuelles au titre des présentes CPU ou réclamer d’indemnité de quelque nature que ce soit en raison de la suspension considérée.

9.3  S’il est raisonnablement suspecté que le notaire en tant qu’AED est en situation de violation des stipulations des présentes CPU, ou si une autorité gouvernementale habilitée en fait la demande expresse, DocuSign en tant qu’AC ou ESSENTIEL NOTAIRES en tant qu’AE, pourra réaliser un audit inopiné du notaire concerné à tout moment.

ARTICLE 10 : Signalement d’incidents

10.1  Le notaire reconnaît que DocuSign, en tant que PSCO (TSP au sens eIDAS), doit signaler certains incidents à son organisme de surveillance (ANSSI). Le notaire doit informer l’AE, qui en informera DocuSign immédiatement, dans les 24 heures suivant la découverte d’un Incident de Sécurité Majeur (« Rapport d’incident »)

10.2  Signalement d’Incident. Chaque signalement d’incident de la part du notaire à l’AE devra au minimum et si nécessaire, inclure :

(a) le nom, la description et la localisation exacte du système compromis ;

(b) la description, l’impact, la situation actuelle et la liste des personnes (personnes de l’AED et potentiellement les Signataires impactées) touchées par l’incident ;

(c) la date et l’heure à laquelle l’incident s’est produit et à quel moment l’étude notariale a découvert pour la première fois l’incident ;

(d) la description des mesures correctives mises en œuvre par l’étude notariale, leur état actuel et la date à laquelle elle a commencé la mise en place de mesures correctives ;

(e) le type de compromission :

– Dans le cas d’un piratage informatique, la source de l’attaque ;

– Dans le cas d’un accident, une description de la raison ayant engendré l’accident ;

(f) Si le notaire a déposé une réclamation ou un rapport auprès de toute autorité compétente ;

(g) le nom de toute autorité répressive contactée en ce qui concerne l’incident ; et

(h) le type exact d’informations exposées au cours de l’incident.

Délai de Signalement de l’Incident.  Le notaire et l’AE doivent s’assurer que les rapports d’Incident sont exacts. Si un Rapport d’Incident contient des informations inexactes, le notaire doit en informer l’AE sans délai et mettre à jour le Rapport d’Incident dans les 72 heures suivant la découverte de telles inexactitudes ou comme convenu autrement entre l’AE et DocuSign. Pour ce faire, le notaire a la responsabilité de répondre aux demandes de l’AE et de DocuSign France pour la gestion des incidents de sécurité et de vulnérabilité.

 

ARTICLE 11 : Questions

Pour toute information ou question, l’équipe d’ESSENTIEL NOTAIRES est à votre disposition. Vous pouvez la joindre selon les modalités suivantes du lundi et vendredi de 9h00 à 18h00.

Par courrier à l’adresse suivante :

ESSENTIEL NOTAIRES
12, rue du Carrouge

71400 AUTUN

Par email à l’adresse suivante : contact@quaidesnotaires.fr

Ou par téléphone au : 03.85.82.07.53