Les questions fréquentes
pour les notaires
Retrouvez toutes les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur notre site en sélectionnant la catégorie qui vous intéresse.
Général
Comment fonctionne Quai des notaires ?
Dès la création et la validation de votre compte par notre service clientèle, vous bénéficiez de l’ensemble des services de la plateforme comprenant notamment la récupération automatique des formalités préalables, l’interopérabilité avec les logiciels métier, l’accès aux signatures électroniques et à un espace de partage sécurisé.
Quel est le coût de la solution ?
Quai des Notaires vous propose une offre adaptée et sans engagement. Consultez les tarifs ici.
Comment créer mon compte sur Quai des Notaires ?
Cliquez sur le bouton « CONNEXION » puis sur « Ouvrir un compte ». Sélectionnez « NOTAIRE » puis complétez les différents champs du formulaire d’inscription. Sécurisez votre compte en saisissant votre adresse email et votre mot de passe. Acceptez les termes et les conditions. Validez la création de votre compte.
Comment faire pour modifier mon mot de passe ?
Connectez-vous à votre compte puis cliquer sur “Changer le mot de passe”. Après avoir saisi votre ancien et nouveau mot de passe, vous pouvez enregistrer la modification en cliquant sur “Modifier le mot de passe”.
Comment réinitialiser mon mot de passe ?
Sur la page d’accueil, cliquez sur l’onglet « Connexion » puis sur « Mot de passe oublié ». Après la saisie de votre adresse e-mail, un lien sera envoyé sur votre boîte mail. En cliquant sur le lien, vous pourrez ainsi réinitialiser votre mot de passe en suivant les instructions.
Que faire pour modifier mon mot de passe ?
Connectez-vous à votre compte puis cliquez sur “Changer le mot de passe”. Après avoir saisi votre ancien et nouveau mot de passe, vous pouvez enregistrer la modification en cliquant sur “Modifier le mot de passe”. En cas de problème, contactez notre assistance : support@quaidesnotaires.fr
Comment créer mon compte sur Quai des Notaires ?
Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Connexion », puis sur l’onglet « Ouvrir un compte ». Sélectionnez « Particulier » et suivez les instructions. En cas de besoin, notre assistance en ligne est à votre service à l’adresse suivante : support@quaidesnotaires.fr
Interopérabilité
Est-ce que je peux exporter mes documents reçus vers mon logiciel métier ?
Oui, vous pouvez exporter des documents depuis votre plateforme Quai des Notaires vers votre logiciel de rédaction d’actes via le module INTEROP. Les éléments sont interopérables avec tous les logiciels de rédaction d’actes du marché (Septeo, Fiducial et Fichorga).
Est-ce je peux importer des documents ou des données de mon logiciel métier ?
Oui, vous pouvez importer des documents ou des données des fiches clients de votre logiciel de rédaction d’actes via le module Quai des Notaires INTEROP. Les éléments sont interopérables avec tous les logiciels de rédaction d’actes du marché (Septeo, Fiducial et Fichorga).
Formalités préalables
Comment suis-je informé(e) de l’arrivée d’une nouvelle pièce dans mon dossier de vente, de formalités immobilières ou de succession ?
Chaque soir, à partir de 19h30 une notification est envoyée au notaire et/ou au collaborateur qui a créé le dossier pour indiquer les pièces qui ont été intégrées dans les différents dossiers au cours de la journée.
J’ai ajouté une nouvelle fiche client dans un dossier de vente ou de succession déjà existant après sa validation, est-ce que je peux demander des mises à jour dans mon dossier ?
Oui, vous pouvez apporter des modifications ou demander des nouvelles pièces depuis votre tableau de bord. Le service gestion de dossier est prévenu automatiquement et les modifications sont intégrées à votre dossier dans un délai de 24h en moyenne.
Est-ce que vous vous occupez aussi des relances auprès des administrations en cas de retard ?
Oui, notre équipe assure le suivi auprès des administrations. En cas de blocage ou de retard, nous effectuons des relances et vous tenons informé de toute évolution.
Facturation et interface
A quel moment la facture me sera-t-elle envoyée ?
Vous recevez une notification par e-mail en début de chaque mois vous indiquant que votre facture est à disposition sur votre espace pour le paiement de vos consommations du mois écoulé
Procuration Authentique par Comparution à Distance
Est-ce que je peux faire signer un client à tout moment ?
Oui, les services Quai des Notaires sont disponibles 7j/7 et 24h/24 quelque soit le niveau de signature électronique et la localisation géographique de votre client.
Puis-je, en toute sécurité et en toute légalité, réaliser une signature qualifiée ou une Procuration Authentique à distance à un signataire résidant à l’étranger ?
Oui, vous pouvez réaliser une Procuration Authentique à distance avec un client résidant à l’étranger. Toutes nos solutions de signatures électroniques sont conformes :
– au Décret n°2020-1422 du 20 novembre 2020 instaurant la procuration notariée à distance
– au règlement Européen eIDAS n°910/2014 (Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques)
Signature avancée ou qualifiée d’un document SSP
Est-ce que je peux faire signer un client à tout moment ?
Oui, les services Quai des Notaires sont disponibles 7j/7 et 24h/24 quelque soit le niveau de signature électronique et la localisation géographique de votre client.
Puis-je faire signer plusieurs documents lors d’une signature qualifiée, avancée ou simple ?
Oui, jusqu’à 25 fichiers pour un total de 50 Mo.
Puis-je intégrer plusieurs signataires lors d’une signature qualifiée, avancée ou simple ?
Vous pouvez inclure jusqu’à 10 signataires par document.
La tarification est forfaitaire par envoi, quel que soit le nombre de signataires impliqués (de 1 à 10).
Puis-je, en toute sécurité et en toute légalité, réaliser une signature avancée ou qualifiée d’un document SSP ?
Oui, vous pouvez réaliser une signature avancée ou qualifiée d’un document SSP.
Toutes nos solutions de signatures électroniques sont conformes :
– au Décret n°2020-1422 du 20 novembre 2020 instaurant la signature qualifiée des documents SSP
– au règlement Européen eIDAS n°910/2014 (Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques)
Espace de partage
Puis-je éviter d’utiliser ma messagerie électronique traditionnelle si j’utilise l’Espace de Partage Quai des Notaires ?
Oui bien sûr. L’Espace de Partage Quai des Notaires a aussi été conçu pour cela.
Au-delà des envois et réception de documents, L’Espace de Partage Quai des Notaires inclut un fil de discussion sécurisé vous permettant d’échanger avec les parties prenantes du dossier.
Vous pourrez ensuite très facilement exporter vers votre logiciel métier toutes les traces de vos échanges avec le module INTEROP.
Est-il possible de demander un RIB à un client d’une manière sécurisée ?
Oui. L’Espace de Partage Quai des Notaires vous permet de demander un RIB à votre client via un processus très sécurisé.
D’une part, un double facteur d’authentification est obligatoire pour que votre client accède à l’Espace de Partage.
D’autre part, le document sensible collecté sera signé électroniquement par votre client. Une preuve de signature liée vous sera aussi fournie.
Enfin, un cachet électronique horodaté et un visuel sera automatiquement apposé sur le document collecté prouvant que le document a été collecté via un processus sécurisé.
Puis-je partager le RIB de l’Etude à un confrère ou à une consœur ?
Oui bien sûr. L’Espace de Partage Quai des Notaires vous permet de partager des documents à vos clients, partenaires mais aussi confrère.
Pour vous faire gagner du temps, vous pourrez utiliser la recherche notaire via l’Annuaire des Notaires de France intégré à l’Espace de Partage Quai des Notaires.
Est-ce Quai des Notaires propose une solution uniquement Espace de Partage ?
Oui, nous avons une offre Clenota dédiée aux Espaces de Partages.
Vous pouvez aussi bénéficier de ce service inclus dans votre abonnement (mensuels ou annuel), sur la plateforme multiservices Quai des Notaires.
Est-ce que les données ou les documents sont stockés en France ?
Votre Espace de Partage bénéficie de la certification SecNumCloud, garantissant que vos données et documents sont stockés et transitent uniquement en France.
L’Espace de Partage Quai des Notaires est-il plus sécurisé qu’un outil de partage de documents grand public ?
Oui. L’Espace de Partage Quai des Notaires propose une solution ultra sécurisée SecNumCloud qui est le plus haut niveau de sécurité validé par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).
- L’accès est restreint et contrôlé : Chaque utilisateur (client, notaire, collaborateur, partenaire) accède à un espace personnalisé via authentification (mot de passe, double facteur d’authentification…).
- L’envoi, le dépôt et la consultation des documents se réalise dans un environnement chiffré, protégé et centralisé.
- L’historique des actions est consultable, chaque action est traçable : que cela soit un téléchargement, une consultation, un ajout.
Dossier crypto-actifs
Un client me demande de léguer des Bitcoins, comment Quai des Notaires peut m’accompagner ?
Dans vos études, les crypto-actifs ne relèvent plus de l’exception. Ils apparaissent désormais dans de nombreux dossiers de donations et de successions.
C’est pourquoi nous avons conçu, en partenariat avec Montaigne Conseil & Patrimoine, une offre dédiée aux notaires.
Un accompagnement structuré, rigoureux et sécurisé, pensé pour vous permettre de répondre aux attentes de vos clients.
- PATRIMONIA : une gamme complète de services pour vous accompagner dans la gestion et la transmission patrimoniale de cryptos,
- HEREDIA : une gamme complète de services pour vous aider à finaliser les transmissions successorales de cryptos.
Dossier de vente
Comment créer un dossier de vente / LCB-FT en 2 clics
Pour ouvrir un dossier de vente, vous déposez un compromis ou une promesse de vente, vous électionnez vos formalités, et le dossier est généré.
Comment faire pour ouvrir un dossier de vente ?
Pour ouvrir un dossier de vente, vous devez vous connecter à votre compte. Cliquez sur le bouton « J’ouvre un dossier de vente » et complétez le formulaire en suivant les instructions.